Rekisterinpitäjä

TukiTeko Oy
Y-tunnus: 2979129-9
Puhelin: 040 7000973
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Käyntiosoite: Mannerheimintie 16, 49400 Hamina
Postiosoite: PL 23, 49461 Hamina

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Seppo Vihinen

Rekisterin nimi

TukiTeko Oy:n asiakasrekisteri ja potentiaalisten asiakkaiden rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on palvelujen piirissä olevien asiakkaiden palvelujen suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta tai muut siihen liittyvät tehtävät; hoito- ja palvelusuunnitelman ylläpitäminen, palveluiden seuranta ja arviointi sekä neuvonta ja ohjaus. Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käyttötarkoituksena on palveluidemme ja tuotteidemme suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet, kuten markkinointiviestien lähettäminen postitse tai luvan antaneille sähköpostitse. Henkilötietojesi käsittelylle ei ole osaltasi muita tarkoituksia.

Tietoja voidaan käyttää myös  rekisterinpitäjän toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri muodostuu pääsääntöisesti asiakastietojärjestelmäämme; kuntoutukseen, hoivaan ja hyvinvointiin liittyvät kirjaukset, hoito- ja palvelusuunnitelmat, palveluiden käyntikerrat ja suunniteltu palvelun sisältö ja palveluaika.

• asiakkuuta koskevat tiedot, kuten tunnistautumis-, laskutus- ja maksutiedot
• tiedot asiakkaaksi tulon kanavasta sekä tavasta
• itse tuottamasi tiedot, kuten toiveet ja palaute
• mahdolliset luvat ja suostumukset
• palveluusi tuottamiseen liittyvät välttämättömät tiedot
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), selaimesi palvelimellemme lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, verkkosivu, jolta siirryit verkkosivuillemme) sekä selaimellesi lähetetyt evästeet
• ja niihin liittyvät tiedot (lisätietoja evästeistä ja vastaavista teknologioista alla kappaleessa 12).
• mahdolliset muut suostumuksellasi kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot

Sosiaalihuollon tiedot kirjataan erikseen niille määrätyille näkymille asiakastietojärjestelmässä. Lisäksi rekisteriin sisältyvät asiakkaalle manuaalisesti tehdyt hoitotyön ja kuntoutuksen arviot.

Rekisteriin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

• asiakkaalta
• hoitohenkilökunnalta; hoidossa syntyvät tiedot.
• asiakkaan lailliselta edustajalta
• asiakkaan omaisilta; tarvittaessa asiakkaan suostumus
• hoitavilta yksiköiltä tai palveluntuottajilta asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Voimme siirtää henkilötietojasi alihankkijoillemme. Yhteistyökumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi vain meidän lukuumme suoritettavia ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten mukaisia tehtäviä varten. Varmistamme, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Luovutus (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000):

Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella suostumuksella lain nimenomaisen säännöksen perusteella tietoja voidaan luovuttaa esim. seuraaville tahoille:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL sekä muut valvontaviranomaiset

toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiantoa suorittavalle henkilölle, yhteisölle tai muulle viranomaiselle asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, järjestämiseksi tai toteuttamiseksi taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi välttämättömät tiedot, ellei toimenpiteitä muuten voida toteuttaa.
eräissä tapauksissa asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai toimenpiteen toteuttamiseksi
eräissä tapauksissa asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai toimenpiteen toteuttamiseksi
eräissä tapauksissa poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle
sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle väärinkäytösten selvittämiseksi
tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan luvalla tai ministeriön/terveydenhuollon ja hyvinvoinninlaitoksen päätöksellä (tutkimuslupa)(Julkisuuslaki 621/1999)

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään TukiTeko Oy:n lukitussa toimistotilassa lukitussa kaapissa. Manuaalinen aineisto koostuu palvelusopimuksista ja mahd. hoitotyön ja kuntoutuksen asiakkaille tehtyjen arviointien koontilomakkeista.

Sähköisesti  käsiteltävät aineistot

Järjestelmän tiedot ovat suojattu käyttöoikeuksia rajaamalla. TukiTeko Oy:n toimitusjohtaja myöntää käyttöoikeudet. Työntekijältä vaaditaan sitoumus noudattaa TukiTeko Oy:n  tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. Asiakasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapitovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Asiakastietojen valvonta tapahtuu lokitietojen avulla asiakkaan tekemän selvityspyynnön tai reklamaation perusteella. Asiakkaalla on tiedonsaantioikeus rekisteritietojensa lainmukaisesta käytöstä. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee suorittaa omaa asiakastietojen käytön seurantaa ja valvontaa esim. pistokokein tai sille tulleiden ilmoitusten johdosta.

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) periaatteet:

• käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
• tietojen minimointi
• tietojen täsmällisyys
• tietojen säilytyksen rajoittaminen
• tietojen eheys ja luottamuksellisuus
• rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 523/99 26§). Asiakkaalla on oikeus nähdä edellä mainitut tiedot ja pyynnöstä saada niistä jäljennökset. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö osoitetaan TukiTeko Oy:n toimitusjohtajalle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterinpitäjältä. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi. Korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus.

Omavalvontasuunnitelma

Tietoturvaan sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyvällä omavalvontasuunnitelmalla varmistetaan:

• käyttäjien käytön vaatima koulutus ja kokemus
• järjestelmän käytön kannalta tarpeelliset käyttöohjeet
• järjestelmien käyttö ohjeiden mukaisesti
• järjestelmiä ylläpidetään ja päivitetään ohjeistuksen mukaisesti
• käyttöympäristön soveltuminen tietojärjestelmien asianmukaisiin ja tietoturvalliseen käyttöön
• liitetyt tai muut järjestelmät eivät vaaranna suorituskykyä tai tietoturvaa
• asennuksessa ja ylläpidossa on henkilöt, joilla on tarvittava asiantuntemus
• omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan